Praca zdalna i hybrydowa – wyzwania i rozwiązania

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Jak dbać o własną higienę emocjonalną? Jak powinno wyglądać motywowanie pracowników, gdy część z Was, lub wszyscy pracujecie zdalnie? Sugestie do zastosowanie także w biurze.

Praca zdalna i hybrydowa, wyzwania i zobowiązania. Strategy&Results - skutecznie zwiększamy rentowność, zaangażowanie i efektywność zespołów.

Od dawna mówiło się, że praca z domu to przyszłość ogromnej części z nas, choć nikt nie przypuszczał, że owa przyszłość nadejdzie tak szybko. Do tego bez wcześniejszego przygotowania do tej zmiany większości pracowników i ich menedżerów. I tak jak z każdą pracą i zmianą, także i tu więcej jest wyzwań natury ludzkiej i organizacyjnej, niż technicznej.

Dobrze to znam, bo już lata temu przeszedłem na taką zmianę. Ależ było mi ciężko! Ta masa rozpraszaczy w zupełnie nowych okolicznościach… Uświadomiłem sobie wtedy, ile potrzebuję nie tylko koncentracji, uważności, ale i dyscypliny. Z kolei z perspektywy szefa, na pierwszy rzut oka wydaje się, że włączenie zdalnego trybu powoduje spadek motywacji podwładnych. To mit! Po prostu pracownicy też mają problem z mnóstwem nowych rozpraszaczy, co wpływa na ich efektywność. Motywacja zależy od zupełnie innych czynników niż to, czy ktoś przebywa w domu, czy w biurze. Pół biedy, jeżeli praca zdalna to czyjś wybór. Przeprowadzone w latach 2015-2019 badania Lindsaya McGregora i Neela Doshi’ego pokazują bowiem, że jeśli to jednak przymus, motywacja i zaangażowanie gwałtownie słabną. Największy wpływ na ten spadek mają:

  1. Presja emocjonalna: jestem na „musiku”, coś mi każą robić, nie podoba mi się to. A jeżeli wykluczą mnie z projektu? A jeśli kimś zastąpią?
  2. Presja ekonomiczna: a jak mnie zwolnią? Czy z domu będę wystarczająco wydajny?

W takiej sytuacji wielu ludzi zastanawia się, czy w ogóle podejmować wysiłek związany z pracą. A jeszcze są inne wyzwania. Choćby to, jak przetrwać w przestrzeni, na którą jesteśmy skazani razem z innymi domownikami. Mnie pomogły moje doświadczenia z półrocznego rejsu do Australii na18-metrowym jachcie, w towarzystwie ośmiu innych facetów. Taką sytuację można chyba porównać tylko do pracy na Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Podzielę się z Tobą tym, czego się wtedy nauczyłem. Nie będzie to jednak opowieść o rejsie.

A teraz pytanie podstawowe: od czego powinieneś zacząć? Tak jak zalecają stewardessy w samolotach, najpierw zadbaj o siebie. Dzięki temu będziesz w stanie zatroszczyć się o innych.

Harmonia w Twoim życiu

Jest lepsza niż kryzys, prawda? No to masz cel. Teraz zabierz się za jego realizację.

Kiedyś mieliśmy za zadanie nauczyć 140 top menedżerów pewnej dużej firmy, jak funkcjonować w kryzysie. Postanowiliśmy go wywołać. Zorganizowaliśmy dla nich wielką konferencję i umówiliśmy się z prezesem, że w jej trakcie wpadnie na salę grupa (udawanych) BOR-owców i go aresztuje. Na sali były kamery, które w chwili „aresztowania” skierowaliśmy na zgromadzonych, żeby nagrać ich reakcje. Były zgodne z czterema etapami przechodzenia przez sytuację przymusową (w tym  kryzysową): 

  1. panika – Boże! Co się dzieje! Zaraz i mnie aresztują?
  2. analiza sytuacji – co tu się właściwie dzieje? Czy wchodzi kolejna ekipa, by aresztować dalsze osoby? Jak reaguje prezes? Co robi mój przełożony?
  3. moja rola – co mogę zrobić, jako menedżer, jak mogę pomóc moim ludziom?
  4. działanie  – OK, nie ma co zwlekać. Co konkretnie zrobić najpierw? Acha, rozmowa z kolegami z zespołu. Ustalimy co robić. Potem rozmowa z moimi ludźmi. Uspokoić ich itd.

W sytuacji związanej z silną presją (trudnej, wyjątkowej, gdy zachodzi duża zmiana) trzeba zadbać o jej trzy elementy:

  1. BEZPIECZEŃSTWO – finansowe, zdrowotne, inne,
  2. CEL – działasz tylko by przetrwać? I co przez to rozumiesz, co ma być na końcu? W biznesie wiadomo – chodzi o rentowność i rozwój,
  3. PLAN DZIAŁAŃ  (w tym plan B) – kto w razie czego zabezpieczy Twój zespół? Jak zapewnić możliwość realizacji celów? Jakie są podstawowe potrzeby Twoje i Twoich ludzi?

A zatem, zaszła zmiana: np. pracujecie w zupełnie nowych warunkach, w nowym zespole albo z nowym zakresem obowiązków. Warto więc na nowo zdefiniować harmonię swojego życia.

Zrób tzw. koło życia, czyli oceń, jak dobrze wypadasz w poniższych obszarach:

  • kariera,
  • pieniądze,
  • zdrowie i wygląd,
  • relacje rodzinne,
  • miłość czy inne bliskie relacje,
  • rozwój osobisty i duchowość,
  • zabawa, relaks, rekreacja,
  • środowisko fizyczne.

Wyciągnij wnioski i zaplanuj stosowne działania. Pracę w nowych okolicznościach (np. w domu) trzeba w odpowiedni sposób określić i zdyscyplinować. Warto wdrożyć codzienną rutynę. Jeśli chodzi o kwestię miejsca pracy i domowników, należy ustalić zasady wspólnego funkcjonowania. Teraz pora zadbać o konkretny cel dnia – jaki jest na dziś? I wreszcie plan działań, czyli harmonogram dnia: co, w jakiej kolejności i kiedy. Tego typu działaniami podtrzymujesz swoją motywacje do pracy.

Zabezpieczyłeś powyższe dla siebie? Możesz przejść do pracy nad swoimi zespołami – domowym i zawodowym.

Zespół domowników, czyli zadbaj o rodzinę

Domownicy też potrzebują od Ciebie uporządkowania chaosu, czyli bezpieczeństwa, celu, planu działań.

1. Najpierw BEZPIECZEŃSTWO.

Pokaż, że panujesz nad sytuacją. Być może sam odczuwasz lęk, zwątpienie, ale nie wolno Ci tego okazywać. To osłabi Ciebie i Twoją pozycję, a przez to wpłynie na osłabienie i spadek zaangażowania pozostałych.

2. Teraz CEL. Sformułuj MWZiW. Tak, możesz sformułować Misję, Wizję, Zasady i Wartości dla swojej rodziny!
  • Misja – po co żyjemy i co możemy dać światu (także w najtrudniejszej sytuacji)
  • Wizja – jacy chcemy być i co osiągnąć, np. gdy „to wszystko” się już skończy. A zwłaszcza, jeśli się nie skończy i kryzysowa sytuacja okaże się naszą „nową normalnością”.
  • Zasady i Wartości – w słowach i czynach czym chcemy się kierować? Jakim zasadom hołdujemy? Co jest dla nas ważne? Czym jest nasza domowa „kultura organizacyjna”?
„Praca na celach”. W ciągu dnia spoglądaj na kartkę, sprawdzaj swoje osiągnięcia. Zrobiłem kiedyś taką kartkę z celami na konkretny dzień dla mojego 9-letniego syna. Samo tylko odhaczanie kolejnych celów i zadań niesamowicie go motywowało. I nie posiadał się z radości, kiedy wspólnie ze mną ustalał je na następny dzień. 3. W końcu – PLAN DZIAŁAŃ!

Stwórzcie razem harmonogram dnia, obejmujący pracę, naukę, odpoczynek. Pamiętaj o wieczornym podsumowaniu: WSN – Wdzięczność, Sukcesy, Nauka. Chodzi o to, by wszyscy zebrali się na parę minut i niech każdy odpowie na pytania:

  • za co jesteś wdzięczny?
  • jakie odniosłeś sukcesy?
  • czego się dziś nauczyłeś?

Zespół pracowników, czyli zadbaj o zaangażowanie

Kiedyś, jako niespełna 20-letni instruktor żeglarstwa, płynąłem na jachcie z młodymi i niedoświadczonymi ludźmi. Zbliżał się biały szkwał. Powiedziałem im, dokąd płyniemy, poinstruowałem dokładnie, jak się zachowywać i kazałem im …śpiewać.

To jest najważniejsze: DAĆ LUDZIOM COŚ DO ROBOTY.

Już się zapewne domyślasz, co chcę Ci doradzić (oprócz oczywiście stworzenia poczucia BEZPIECZEŃSTWA w podobny sposób, jak w przypadku domowników):

  1. CEL – przekazuj swojemu zespołowi klarowny cel na dzień, na tydzień, na miesiąc czy choćby na okres pandemii. Celu na dzień nie musisz narzucać. Możecie go ustalić konsultacyjnie. Zwyczajnie zapytaj podwładnych, jaki cel sobie stawiają. To świetny punkt wyjścia do zarządzania przez cele. Ludzie od razu je znają i od razu są zmotywowani do ich realizacji. W końcu sami uczestniczyli w ich tworzeniu.
  2. PLAN DZIAŁAŃ – określ zadania do wykonania przez Twoich ludzi i poinstruuj ich, jak je realizować. A jeszcze lepiej spytaj daną osobę: co zrobisz, by to osiągnąć?
  3. ZABAWA –  bawcie się, żartujcie. Zrób imprezę, podczas której przebierzesz się za… konia (OK, nie musi być koń, może być małpa, klaun czy cokolwiek…). Poproś, by inni też się za coś przebrali. Rób spotkania na luzie raz w tygodniu! Dzięki temu wzrośnie w zespole poczucie bezpieczeństwa wynikające z podtrzymania wspólnotowości. Jeśli o to nie zadbasz, produktywność spadnie. A przecież, przy ograniczonych zasobach i narzuconych utrudnieniach, to właśnie wydajność i produktywność są kluczowe dla sukcesu! Pamiętaj, musi być fun. Bo inaczej Twoi podwładni ograniczą się do niezbędnego minimum.

Poza tym ludzie uwielbiają mieć pracę. Jeśli nie mają co robić, wymyśl coś. Niech się czegoś np. nauczą i potem przekażą to pozostałym. W czasach, gdy byłem dyrektorem handlowym, poprosiłem członków swego zespołu, by każdy z nich przeczytał po jednym rozdziale książki „Selling to the VITO” i na tej podstawie przygotował krótkie szkolenie dla reszty. Bardzo szybko wzrosła ich zdolność do prowadzeniu procesów sprzedażowych skierowanych bezpośrednio do prezesów. Każdy dla każdego był wówczas coachem i mentorwm.

Chcesz, żeby ludzie byli zaangażowani? Zaangażuj ich! Daj im do rozwiązania ważny problem – to najbardziej motywuje.

Nie musisz kazać im śpiewać. Możesz przygotować dla nich zadania. Na przykład:

  • jakiej potrzeby klientów nie potrafimy jeszcze zaspokoić?
  • w jaki sposób możemy ułatwić innym zespołom pracę z nami?
  • co możemy usprawnić w naszym zespole, by szybciej osiągać rezultaty?
  • jak możemy usprawnić kulejący łańcuch dostaw?
  • w jaki sposób możemy, przy obecnych ograniczeniach, spełnić naszą obietnicę marki?
  • co to jest agile, na czym polega zwinność i jak ją zbudować w naszym zespole?

Warto stawiać dziesiątki kolejnych pytań. I wiele przedsiębiorstw to robi. A wymyślane rozwiązania mogą być nawet lepsze niż przed koronawirusem. Tańsze lub przynoszące większą wartość przy tym samym koszcie. A czasem nawet bardziej wartościowe i to mniejszym kosztem! Przy okazji od podniesiesz rentowność pracy swojego zespołu, a prze to i przedsiębiorstwa.

Bzdurą jest przy tym powszechne mniemanie, że należy dać upust niczym nieskrępowanej wyobraźni. Potrzebujemy ograniczeń dla swojej kreatywności: czasowych, budżetowych, technologicznych, dowolnych. Spójrz tylko, jaką pomysłowość wyzwoliła pandemia.

Działania angażujące zespół mogą być proste i drobne. Na przykład sieć Auchan Polska zaprosiła kiedyś całą swoją załogę (ponad 20 tys. osób) do udziału w sformułowaniu nowej misji i wizji firmy. Następnie wszyscy mieli przemyśleć i opracować projekt swego sklepu oraz zaproponować drobną zmianę w swoim miejscu pracy – przy kasie, półkach, na zapleczu. Jej celem był wzrost wartości generowanej dla kluczowych interesariuszy, czyli klientów, pracowników, dostawców i właścicieli. Jak to wpłynęło na motywowanie pracowników? Już sama powszechna refleksja nad tym, co stanowi wartość dla tych grup, pozwala ukierunkować własne działanie. A jeśli do tego szef zachęci do proponowania zmian i wesprze proces ich wdrażania, można liczyć na wyraźną poprawę produktywności i rentowności, przy minimalnym wysiłku. – Dzięki temu projektowi, zrealizowanemu razem ze Startegy & Results, nie tylko znacząco wzrosły obroty naszej firmy i zaangażowanie pracowników, ale też poradziliśmy sobie z procesem integracji po przejęciu innej wielkiej sieci supermarketów – opisuje dyrektor komunikacji Auchan, pani Dorota Patejko.

Tego rodzaju projekt można też przeprowadzić online. Tak zrobiła np. firma AFRISO, dostawca armatury grzewczej. Cała jej załoga wzięła udział w procesie świadomego budowania kultury organizacyjnej, która najlepiej wesprze realizację jej strategii. Zdefiniowanie kultury, pomiar jej obrazu w każdym zespole, omówienie wyników, wspólnie przekazana sobie informacja zwrotna, zaplanowanie zmian, ich wdrożenie – wszystko odbyło się za pośrednictwem internetu.

Stosuj kalendarz lidera

Przypomnijmy: menedżer porządkuje chaos. Z kolei lider pomaga wprowadzać zmiany i przeprowadzać przez nie swój zespół. W jednej i drugiej roli będziesz potrzebował pracy z kalendarzem. Jako menedżer wpiszesz do niego, kiedy i jak monitorować realizację celów i zadań. Ale jak lider realizuje swoje przywództwo? Jak zarządza zmianami za pomocą kalendarza? Zwłaszcza tymi, które jego współpracownicy dopiero wypracowują? Rezerwuje w nim czas na kontakt z nimi w kontekście przyszłych zmian. Na przykład godzinę dziennie na działania związane ze zmianą, a nie tylko realizacją celów operacyjnych. Jeśli czegoś nie zaplanujesz, wdrożenie może się po prostu nie udać.

Marcus Buckingham, lider zespołu, który w ramach gigantycznego badania (ponad 80 tys. respondentów) sprawdza, jak zachowania liderów korelują z wynikami ich zespołów, podkreśla, że spośród czynników wpływających na efektywność tych ostatnich (podczas pracy w biurze, jak i zdalnej) kluczowe są dwa:

  1. świadomość pracownika, co do priorytetów, nad którymi ma się aktualnie skupiać,
  2. jego poczucie, że w razie potrzeby może liczyć na pomoc swojego lidera.

Jak twierdzi Buckingham, i wielu menedżerów to potwierdza, miarą czyjegoś przywództwa jest liczba osób tygodniowo, z którymi kontaktuje się on, by zadać im te dwa pytania:

  • co jest Twoim priorytetem?
  • jak mogę Ci pomóc?

Tak więc, by zwiększyć swoje szanse na umiejętne angażowanie i motywowanie zdalnie pracującego zespołu, zaplanuj w kalendarzu, co zrobisz w poniedziałek, wtorek i w pozostałe dni. Jakie działania podejmiesz jako menedżer (wyznaczanie celów, delegowanie zadań, motywowanie i kontrola), a jakie – w roli lidera. Tu chodzi o zachęcanie do zmian i ich inspirowanie, wspieranie członków zespołu w procesie ich wypracowywania oraz wdrażania i wreszcie – zadawanie współpracownikom powyższych dwóch pytań. Sugeruję zadawać je codziennie, gdy działacie z domu, a nie raz na tydzień, co zaleca Buckingham w przypadku pracy w biurze.

I pamiętaj: ludzie zawsze będą naśladować Twoje podejście. Twój entuzjazm, opanowanie, jak i przerażenie czy fakt, że ledwo akceptujesz jakieś okoliczności.

Umów się na bezpłatną konsultację>>

Zatem do dzieła! Pracuj nad sobą, swoim przywództwem i generowanymi swoim ludziom doświadczeniami (po angielsku Employee Experience). Jeśli nie wiesz, jak lub widzisz, że innym w Twojej firmie też przydałoby się wsparcie w rozwoju, zapraszam do kontaktu. Daj też znać, jakie są Twoje doświadczenia w zarządzaniu zdalnym zespołem i jakie praktyki sprawdzają się u Ciebie najlepiej. Napisz o tym koniecznie w komentarzu.

Janusz Kamieński

Janusz Kamieński

KONSULTANT / CEO

Powiadamiaj o odpowiedziach
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments